Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Najpierw trzeba uporządkować charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Inaczej planuje się duże wydarzenie integracyjne z rozbudowanym programem, dlatego rozpoczynanie od przypadkowej listy usług rzadko jest najlepszym punktem wyjścia. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a zespół przygotowujący wydarzenie zyskuje większą kontrolę nad całym przedsięwzięciem.
Dobry piknik zaczyna się od właściwych pytań
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć znacznie ważniejsze jest ustalenie profilu uczestników. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien uwzględniać różne grupy wiekowe. Gdy priorytetem pozostaje budowanie relacji między pracownikami większe znaczenie mogą mieć aktywności zespołowe. Nie chodzi więc o wykorzystaniu jak największej liczby dostępnych możliwości, lecz na takim ułożeniu aktywności, aby nie konkurowały ze sobą o uwagę.
Warto także ustalić ramy czasowe wydarzenia, sposób dojazdu oraz oczekiwany poziom swobody programu. Od takich danych zależy wiele dalszych decyzji organizacyjnych ponieważ czas wydarzenia determinuje sposób rozłożenia poszczególnych aktywności. Jeżeli podstawowe dane zmieniają się na ostatnim etapie, kolejne elementy trzeba przebudowywać zamiast konsekwentnie realizować plan.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Ładna przestrzeń plenerowa nie musi automatycznie spełniać wymagań wydarzenia. Lokalizację dobrze analizować pod kątem możliwości wjazdu samochodów dostawczych, a także zaplecza sanitarnego. Braki infrastrukturalne można uzupełnić, ale powinny być uwzględnione już podczas kalkulacji Ważne jest również rozmieszczenie stref w taki sposób, aby uczestnicy przemieszczali się naturalnie.
Praktyczny plan terenu powinien uwzględniać przestrzeń dla uczestników i zaplecze niewidoczne dla gości. Niektóre elementy wymagają odpowiedniej powierzchni, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Gdy program odbywa się równolegle w różnych częściach terenu, trzeba umożliwić swobodne przemieszczanie się bez tworzenia niepotrzebnych zatorów. Dobre zagospodarowanie przestrzeni rzadko przyciąga uwagę uczestników – i właśnie o to chodzi podczas gdy obsługa może sprawnie realizować swoje zadania.
Jak wybierać wykonawcę pikniku i porównywać oferty?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę organizacja pikników firmowych, a później analizuje dostępnych wykonawców. Samo zestawienie cen mówi niewiele, jeśli nie uwzględnia łącznej kwoty bez analizy jej zakresu. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak lokalizacja i infrastruktura, koordynacja wydarzenia czy zaplecze sanitarne. Koszt końcowy zależy nie tylko od ceny podstawowej, ale także od elementów pozostających po stronie zamawiającego.
Szczególnie ważne jest ustalenie odpowiedzialności. Jeżeli za poszczególne strefy odpowiadają różne podmioty, konieczna staje się centralna koordynacja dostaw, montażu i pracy ekip. Jeżeli nikt nie zarządza całością łatwo o problemy z dostępem do terenu. Wzrost skali wydarzenia zwiększa znaczenie koordynacji dlatego dobrze zdefiniować sposób akceptowania zmian.
Dobry scenariusz obejmuje także to, czego organizator nie chce wykorzystać
Wydarzenie plenerowe zawsze jest częściowo zależne od warunków, których nie da się kontrolować. Dlatego plan awaryjny nie jest elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz integralną częścią całego projektu. Dobrze wcześniej określić, jakie elementy wymagają zadaszenia, a także jak zostanie zmieniony harmonogram.
Praktyczne zabezpieczenie wydarzenia uwzględnia ponadto opóźnienie dostawy. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale da się wcześniej ustalić sposób reagowania na najbardziej prawdopodobne trudności. Pomaga w tym posiadanie aktualnego harmonogramu montażu i programu. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast opóźniać reakcję.
Udane wydarzenie nie wynika automatycznie z liczby zamówionych elementów. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują spójne założenia, czytelna odpowiedzialność i odpowiednie zaplecze. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a osoba odpowiedzialna po stronie firmy nie spędza całego dnia na gaszeniu problemów.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Tekst Sponsorowany+